各分局、市局有关部门：
    为进一步规范本市户籍档案查询工作，现就有关要求通知如下：
    一、明确户籍档案分类
    户籍档案是公安机关在户籍管理过程中获取、形成、保管的历史记录，包括户口簿册、办理户口事项过程中产生的相关文书存根联、户口审批材料等。其中，“户口簿册”包含姓名、性别、民族、曾用名、出生日期、常住户口地址、公民身份号码、户主或与户主关系、迁移时间、迁移轨迹等人员户口信息；“相关文书存根联”包括出生证、死亡证、迁移证等存根联；“户口审批材料”包括当事人在申报户口事项过程中提交的相关证明材料。
    二、把握受理申请范围
    户籍档案查询工作由被查询人原户口登记地（户籍档案所在地）公安派出所负责，户籍档案查询申请受理范围如下：
    （一）公民申请查询或委托具有完全民事行为能力的代理人、律师、基层法律服务工作者、公证人员申请查询本人及已故亲属的户籍档案。
    （二）集体户（包括单位集体户、部队集体户、学生集体户、博士后工作站集体户、驻沪办事处工作集体户、社区公共户等）设立单位申请查询集体户户口簿册。
    （三）律师、基层法律服务工作者因法院立案、仲裁机构立案或承办非诉讼类案件，需要查明相关人身份信息，申请查询相关人户口簿册；经法院立案后，律师、基层法律服务工作者因调查案件需要，申请查询相关人户籍档案。
    （四）政法系统各部门、纪检监察部门以及其他国家机关工作人员因依法履职需要，申请查询相关人户籍档案。
    三、规范材料受理要求
    申请人至公安派出所当场提出查询申请的，由其填写《户籍档案查询申请表》（见附件）并提交以下材料：
    （一）申请查询本人户籍档案的，需交验本人居民身份证。申请查询已故直系亲属户籍档案的，说明查询事由、亲属关系并提供已故直系亲属相关身份、住址或同户人员信息，交验本人居民身份证。公安派出所受理后，应当通过信息系统查询等方式，对被查询人员身份关系进行核查；亲属关系通过信息系统无法核查的，可要求申请人对亲属关系及本人违规查询承担相应法律责任作出书面承诺，无需申请人出具亲属关系证明。
    委托他人查询本人或已故直系亲属户籍档案的，还需提交书面委托材料并交验委托人和被委托人居民身份证；委托律师、基层法律服务工作者或公证人员查询的，还需提交单位介绍信、授权委托书、委托人居民身份证复印件并交验被委托人执业证书。
    申请人本人或被委托人因出国、出境等原因注销户口无法出具居民身份证的，可以提供护照、旅行证等其他有效身份证件。
    （二）集体户设立单位申请查询集体户内人员情况的，由其委派工作人员提交单位介绍信、交验工作人员有效工作证件。
    （三）律师、基层法律服务工作者因法院立案、仲裁机构立案或承办非诉讼类案件，申请查询相关人身份信息的，提交写明承办法律事务和需查阅内容的单位介绍信，并交验执业证书；经法院立案后，因调查案件需要申请查询的，提交法院调查令、单位介绍信，并交验执业证书。
    （四）政法系统各部门、纪检监察部门以及其他国家机关申请查询的，由其委派工作人员提交注明查询事由及被查询人信息的单位介绍信或调查函，交验工作人员有效工作证件。
    四、严格申请材料审查
    公安派出所收到户籍档案查询申请后，应当当场核验申请材料。对于不属于本派出所受理范围的，应当向申请人解释说明并提供相应的查询指引；对于符合申请条件且材料齐全的，应当当场受理；对于材料不齐全或不符合要求的，应当一次性告知申请人需要补正的内容，并将申请材料退还申请人。
    公安派出所受理户籍档案查询申请后，应当当场办结。因特殊原因无法当场办结的，应当向申请人解释说明，同时出具加盖公安派出所“调查材料专用章”的受理回执（《户籍档案查询申请表》虚线以下部分），并在3个工作日内办结。
    五、准确提供查询结果
    公安派出所经查询、摘录申请人所申请的户籍档案信息后，应当开具《户籍证明》并加盖“调查材料专用章”交申请人。
    申请人申请复用户籍档案内的相关文书存根联或已加盖外单位公章的申报户口证明材料的，由公安派出所复印并加盖“调查材料专用章”交申请人。对于经户籍档案数字化加工后，已形成电子户籍档案的，可直接打印并加盖“调查材料专用章”交申请人。
    公安机关在户籍管理过程中形成的内部审批表、调查笔录、询问笔录等内部工作文档，一律不得查询、提供。
    六、落实内部职责分工
    各公安派出所档案室负责档案查阅及核对，公安派出所综合窗口负责提供户籍档案查询结果。各级公安档案管理部门负责指导已归档户籍档案管理及日常抽检工作。各级公安人口管理部门负责指导户籍档案规范查询及日常抽检工作。市局人口办会同市局指挥部档案处结合户籍档案管理和信息化建设实际，统筹制定户籍档案查询工作评估方案。
    七、严肃各项工作纪律
    公民个人信息受法律保护。各公安派出所要规范做好户籍档案查询工作，一旦发现申请人存在异常查询、被投诉举报、涉嫌提供虚假材料等情况的，应当及时报告所属分局人口管理部门，分局人口管理部门及时报告市局人口办。市局人口办应当建立异常查询核查通报机制，发现律师、基层法律工作者、公证人员以及相关申请单位委派工作人员存在上述行为的，应及时通报其所在单位或主管部门；认为可能存在违法犯罪或违规行为的，可以指定相关公安派出所进行核查。
    任何单位和个人以非法手段获取公民户籍档案的，应当依法承担相应的法律责任。申请人向他人非法提供公民户籍档案信息，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，依法予以行政处罚。
    各级公安机关和民警违法违规提供户籍档案的，依照有关规定，追究直接责任人和相关领导责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
    附件：户籍档案查询申请表

    上海市公安局指挥部 
    2020年9月13日